Самостоятельная форма графика отпусков. С какой целью применяется график отпусков? Если остались неиспользованные дни за прошлый год

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

• Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
• Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
• Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
• График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
• Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
  • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
  • Оформляется отдельный . Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

• При нахождении на отдыхе работник заболел;
• У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

• Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
• Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
• Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют ;
• В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

• Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
• Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
• Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
• В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Осталось чуть больше месяца, чтобы составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть, расскажем в статье.

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Составление графика отпусков предписано Трудовым кодексом (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих, график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сот рудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:
—положения действующего законодательства РФ об отпусках;
—специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
—пожелания работников.

Право на отпуск

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 1.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
— с 12 января 2009 года — 28 календарных дней за 2008 год;
— с 16 марта 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год;
— с 31 августа 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год.

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

Отпускной стаж

Согласно части 1 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается:
—время фактической работы;
—время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);
—время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении в прежней организации;
—период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
—время предоставляемых по просьбе работника отпусков без со хранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Обратите внимание: в предыдущей редакции статьи 121 Трудового кодекса говорилось, что время отпуска за свой счет не включается в трудовой стаж, если его общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Специалисты толковали это по-разному. Одни считали, что, если общее количество отгулов, взятых работником за свой счет, превысило 14 дней, они полностью не учитываются при расчете стажа. Другие настаивали, что нужно исключить только дни начиная с 15-го. В новой редакции эта неясность устранена: теперь четко указано, что в стаже работы не учитываются отпуска за свой счет, превышающие 14 дней.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается время (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):
—отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
—отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году — 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

Продолжительность отпуска увеличивается

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116—119, 173— 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

ВРЕМЯ ОТПУСКА ВЫБИРАЕТ РАБОТНИК

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр. 1, стр. 2.

УЧИТЫВАЕМ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации. По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости).

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

График составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две не дели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2009 год — не позднее 17 декабря 2008 года.

График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Срок хранения графика — один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).

Какие виды отпусков отражаются в графике

Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Помимо основных ежегодных отпусков в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.

Обратите внимание: дополнительные отпуска без сохранения за работной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в статье 263 Трудового кодекса.

Неотгулянные отпуска. Отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год, также учитываются при составлении графика.

Отпуска, предоставленные внешним совместителям. О возможности учета таких отпусков в графике в Трудовом кодексе не говорится. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба учтет это при составлении графика, а работодатель сможет решить, когда предоставить отпуск другим сотрудникам.

Заполняем форму № Т-7

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.

Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководите ля о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).

См. пример заполнения графика отпусков.

Обратите внимание: в графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

ЗНАКОМИМ РАБОТНИКОВ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Что бы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов.

Внести дополнения в форму № Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала от пуска им известна.

Cм. образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков».

Составить уведомление. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков (см. образец уведомления).

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМУ № Т-7

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.

Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Перенос даты. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.

Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.

Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе необходимо указать:
—на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.);
—на какой срок он переносится.

Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
—временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
—исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:
—в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
—работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
—отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

Изменение графика отпусков по инициативе работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:
—получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);

—издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа).

Обратите внимание: работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.

В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
—ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
—работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
—в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
—генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:
—маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
—начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
—экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице.

График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.

Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

За такое нарушение могут оштрафовать:

• организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
• индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.

А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:

• для организации – до 50 000–70 000 рублей;
• для ИП – до 10 000–20 000 рублей.

Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.

Опросный лист и оптимальная очередность

Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.

Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:

• работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
  от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
• работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
  (ст. 125 ТК РФ);
• почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).

Обратите внимание

Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.

Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):

• женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• несовершеннолетних работников;
• работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.

Как составить и утвердить

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).

В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.

Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).

В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.

При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:

• при увольнении работника;
• при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.

В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.

В графе 6 указывается дата начала отпуска.

Обратите внимание

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.

После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверж­дение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.

Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.

В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.

В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.

Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.

Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.

ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА

Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.

Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.

ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ

Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.

Как предоставить отпуск по графику

Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:

1. Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
   (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
3. В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
• ежегодного дополнительного оплачива­емого отпуска – буквенным кодом «ОД»
  или цифровым кодом «10».

1. Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).

Как предоставить отпуск не по графику

Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.

В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.

Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва

График отпусков - это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить график отпусков.

Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом- графиком отпусков одним из двух способов:

Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

1. Пускать по отделам, подразделениям ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты его ухода в отпуск «Примечание».

График отпусков на новый календарный год должен быть составлен не позднее, чем за две недели до нового года.

График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года. Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников.

Декабрь для работодателя - это тот месяц, когда нужно спланировать отпуска всех работников на будущий год, даже несмотря на то, что зимой мало кто задумывается об отпуске. Ведь в случае проверки ГИТ отсутствие утвержденного графика может стать причиной штрафа. Обычно на момент составления графика к нему относятся довольно формально в расчете на то, что ближе к лету даты будут скорректированы с учетом реальных планов работников. Но если в текущем году у работника не был израсходован отпуск, то он обязательно поднимет вопрос о судьбе неизрасходованных дней. Чтобы избежать дальнейших конфликтов, лучше заранее решить этот вопрос. Работодатель может пойти несколькими путями. Неиспользованные отпуска могут быть включены в общий график, либо может быть составлен дополнительный индивидуальный план для данного работника. Некоторые работодатели считают, что отпуска за прошлые годы можно не предоставлять в натуре, а просто выплатить за них компенсацию. Но такое решение будет противоречить не только ТК РФ, но и Конвенции МОТ 1970 года № 132 (далее – Конвенция, Конвенция МОТ № 132), которая прямо запрещает такие договоренности. Несмотря на то, что Конвенция действует уже 2 года, суды редко обращаются к ней. Между тем правильное понимание норм Конвенции позволило бы избежать правовых ошибок, которые допускают суды при вынесении решений.

Если график отпусков не был утвержден или была нарушена процедура его составления

Если график отпусков не утверждался или он был утвержден с нарушением законодательства виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ предусматривающая следующее наказание:- на должностных лиц - штраф от 1000 до 5000 руб.;

— на юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.

Форма составления графика отпусков

График отпусков может быть составлен по унифицированной форме №Т-7, которая с 01.01.2013 года является не обязательной к применению, или график может быть разработан самим работодателем с учетом ст.9 Закона РФ « О бухгалтерском учете».

График отпусков подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение.

Время утверждения графика отпусков

Утвердить график отпусков на новый год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего, К этому дню график должен быть составлен.

Что должно быть учтено при составлении графика отпусков

При составлении графика следует учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.

Кто может использовать отпуск в любое время

Уйти в отпуск в любое время может несовершеннолетний работник.

Уход в отпуск работников отработавших в организации менее шести месяцев

Работники недавно принятые на работу имеют право на отпуск только по истечении шести месяцев работы в организации.

Уйти в отпуск ранее шести месяцев вправе:

Работник в возрасте до 18 лет, поскольку он имеет право на отпуск в любое удобное для него время;

работник, усыновивший ребенка в возрасте до трех месяцев;

беременные женщины и женщины находящиеся в отпуске по беременности и родам могут взять ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;

Работнику, работающему по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Досрочное предоставление отпусков

Законом предусмотрены следующие случаи досрочного предоставления отпусков:

1. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск необходимо запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
2. Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.

Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.

При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы.

Планирование количество дней отпуска в графике отпусков

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней.

Такое право имеют:

— несовершеннолетние - 31 календарный день;

— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) - не менее 30 календарных дней;

— педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;

— государственные гражданские служащие - 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности.

Сложение основного и дополнительного отпуска при составлении графика отпусков

При расчете ежегодного отпуска дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным.

Так же следует поступить и при составлении графика отпусков - суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

Учебный отпуск в графике отпусков

Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ежегодному не имеет.

Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.

Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска. В график отпусков учебные отпуска не вносят.

Не использованные дни отпуска

К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?

Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:

— запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд;

— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Изменение графиков отпусков

В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск.

Работника может быть отозван из отпуска по производственной необходимости. В таких случаях в графике должно быть указано, что работник отозван из отпуска с указанием даты и реквизиты приказа.

Бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.

В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.

1. К действующему графику отпусков оформляют приложение - такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в организации есть.

2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Администрация предприятия обязана предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

Похожих статей пока нет.

Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что новые сотрудники могут уйти в отпуск не ранее, чем через 6 месяцев после трудоустройства согласно части 2 статьи 122 ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

• дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
• возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
• длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• табельный номер (если предусмотрен);
• название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• должность согласно штатному расписанию;
• количество дней положенного отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата отпуска;
• перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

• при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ;
• при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ;
• при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Порядок внесения изменений законодательно не урегулирован, поэтому работодатель может вносить корректировку в удобной для него форме.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Работодатель обязан перенести отпуск на другой период по заявлению сотрудника в случае, когда работника не известили о начале отпуска за 2 недели до начала или не оплатили в установленные законодательством сроки (за 3 дня до начала), что регламентировано статьей 124 ТК РФ.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»